Bir performans iyileştirme planı, çalışanlara bir deneme formu olarak düşük performans gösteren genellikle verilen bir kalkınma planı için bir İK dönemidir. Yazılı bir uyarının yanı sıra, bir performans geliştirme planı veya PIP, başarı için bir yol göstermenin ve düşük performans gösteren çalışanlar için hedefler koymanın sadece “birini yazmaktan” daha yararlı olduğunu fark eden daha fazla şirket tarafından kullanılıyor. Daha da önemlisi, istihdam ilişkisini kurtarabilir ve teoride çalışanı en iyi performansa çevirebilir.
Not: Bazı şirketler de bu terimi kullanıyor performans geliştirme planı veya PIP yerine PDP. Genellikle çok benzerler.
Performans geliştirme planınızın elektronik kaydını tuttuğunuzdan emin olun. Bu, yöneticilerin ilerlemeyi izlemesini ve çalışanlarının nasıl yaptıkları hakkında daha derin bilgi sahibi olmalarını sağlayacaktır. Zoho People, performans iyileştirme planları kaydetmenin ve 5 çalışana kadar çalışan kayıtlarının saklanmasında ücretsiz bir yol sunar. Bugün deneyin:
Zoho İnsanlarını Ziyaret Edin
Ücretsiz Performans Geliştirme Planı Şablonu
Ücretsiz performans geliştirme planı şablonumuzu indirmek için aşağıya tıklayın:
- DOCX şablonunu indir (2 sayfa)
Şablonu yazdırmadan önce tercih ettiğiniz sözcük işlemcide özelleştirmenizi öneririz.
SHRM, bunu işaret ediyor Performans iyileştirme planının formatı işveren tarafından değişecektir ve aşağıdaki bileşenleri içermelidir:
- Çalışan bilgileri.
- İlgili tarihler.
- Performans tutarsızlığı veya farkının açıklaması.
- Beklenen performansın açıklaması.
- Gerçek performansın açıklaması.
- Sonuçların açıklaması.
- Eylem Planı.
- Yönetici ve çalışanın imzaları.
- Eylem planının ve genel performans iyileştirme planının değerlendirilmesi.
Ayrıca, çalışanın sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olabilecek bir iş tanımı veya eğitim materyalleri gibi ek belgeleri de çalışanın PIP'ine eklemenizi öneririz.
Performans İyileştirme Planı Nedir?
PIP olarak da bilinen bir performans iyileştirme planı, bir çalışanın performanslarında gözle görülür değişikliklere ilişkin içgörü sağlamak için performans incelemeleri yerine veya bunlara ek olarak kullanılan bir araçtır. PIP'ler genellikle bir çalışanın performansı düştüğünde uygulanır; örneğin artık kotaları karşılamayan bir satış görevlisi veya artık bilet çözümleme hedeflerine ulaşmayan bir müşteri hizmetleri temsilcisi gibi. Ayrıca, çalışanlara performanslarının azaldığına dair resmi bir uyarı vermek için performans inceleme süresi ortasında veya performans incelemesi bulunmayan şirketlerde de yapılır.
Bazı şirketler performans durumlarında hala yazılı uyarılar gibi şeyler yaparken, bir PIP ideal hedefin ve belirlediği yolun, çalışanın başarısını elde etmesini sağlamak, işletme sahibi ve sizin için fayda sağlayabilmesi için biraz avantaj sağlar. .
PIP ile Performans Geliştirme Planı (PDP) Arasındaki Fark
Bazı şirketler terimi tercih ediyor performans geliştirme planı Ortada "iyileştirme" kelimesi yerine daha az sert çıkabilmek için. Alternatif olarak, PDP’ler her Çalışanlar, en iyi performans gösterenler bile, şirketler de bu cümleyi, her çalışanın yıllık olarak veya her 6 ayda bir aldığı her şeyi kapsayan bir geliştirme planı olarak kullanmaktadır.
Bununla birlikte, bir PIP genellikle sadece düşük performans gösteren oyuncularla veya bir kota gibi bir tür başarı işaretinin altında kalanlarla sınırlıdır. Buna ek olarak, bir PIP, hala öğrendikleri için deneme süresinde çalışanlar için nadiren kullanılır. Bir PDP genellikle belirli bir performans parametresine sahip değildir ve zaten iyi performansı daha yükseğe çıkarmak için daha muhtemel bir araçtır.
Peki performans iyileştirme planının arkasındaki motivasyon nedir? Burası bazı insanların aynı fikirde olmadığı, bundan sonra tartışacağımız yer.
Performans İyileştirme Planının 3 Kullanımı
PIP'ler firmalarda birkaç farklı şekilde kullanılmaktadır. PIP'lerin 3 ana kullanımı:
1. Çalışanlara Ciddi Uyandırma Çağrısı İletmek
Forbes'ten Liz Ryan'ın dediği gibi “Bir yönetici, yalnızca senden kurtulmak istediklerinde Performans Geliştirme Planına koyar. Bir Performans İyileştirme Planı yerine, bunun Planlanmaya Doğru İlk Adım Bu olması gerektiği, çünkü olan budur. ”
Bunun bir PIP'in arkasındaki anlam üzerinde biraz sert olduğunu düşünmeme rağmen, genellikle bir çalışanın performanslarının tuvalette bulunduğuna dair performans değerlendirmeleri arasında iyi bir sallanma elde etmenin bir yolu olarak kullanılır. Eğer ilerici bir disiplin politikanız varsa, bir PIP'e yazılı bir uyarının karşılığı olarak bakabilirsiniz ve yazılı bir uyarının aynı niteliklerine sahip olmalıdır - belirtilen belirli bir konu, beklenen çözüm ve sonraki adımlar için zaman çizelgesi.
2. Bir İyileştirme Diyaloğu Başlatmak
SHRM, aşağıdaki soruları sormaları gerektiğini içeren performans iyileştirme planları hakkında bazı mükemmel noktalar yapmaktadır:
- Çalışan uygun eğitim alamadı mı?
- Çalışan işin beklentilerini anlamıyor mu?
- Yolda öngörülemeyen barikatlar var mı?
SHRM, iyi bir PIP'in, çalışanın kendisine başarılı olması için gerekli tüm araçları ve kaynakları sağlayıp sağlamadığını belirlemeye yardımcı olmak için çalışandan açık bir diyalog ve geri bildirim almasına izin vereceğini belirtmeye devam eder.
Bu nedenle, Forbes, PIP'leri olumsuz bir araç olarak görürken, SHRM, çalışanlarının nerede başarısız olduklarını anlamaları ve her iki taraftan da bir geri bildirim süreci yaratmaları için şirketin fikir olarak kullanılabileceği konusunda geçerli bir noktaya değinmektedir.
3. Belge Performansına
Bir PIP, performans farklarını ve bir çalışanın kaçırdığı belirteçleri belgelemek için mükemmel bir araçtır. Performans iyileştirme planının en görkemli kısmı olmasa da, bu bir işletme sahibi olarak sizin için gerekli bir özelliktir, böylece hatalı bir fesih davası açabilir veya bir yangına hazırlanabilirsiniz. Bir PIP, şu anda uygulanmakta olan bir performans inceleme sistemine sahip değilseniz iyi bir çözüm olabilir (ve PIP'lerinizi iltifat etmek için bir tane oluşturmak için sizi harekete geçirebilir).
Şimdi bunları işinizde nasıl uygulayabileceğinizi bulalım.
İşyerinizde PIP'ler Nasıl Çalıştırılır?
PIP'leri işinizde nasıl hayata geçirebileceğinizi merak ediyorsanız, sonraki 7 adımı izlemelisiniz:
Adım 1: Bir PIP vermeden önce, performans sorunları ve olaylar
Performans iyileştirme planlarını uygulamaya koymadan önce, performansı bir şekilde ölçmelisiniz, ölçütleri, hedefleri, deneme hedeflerini, iş tanımlarını veya performans incelemelerine karşı koymalısınız.
Adım 2: Bir çalışanın bir PIP'de olması gerektiğinin sınırının ne olduğuna karar verin
Bir PIP'e giren bir çalışanın amacı ne olacak? Sadece performans ile ilgili olacak mı yoksa davranış veya kültürel uygunluk unsurlarını ekleyecek misiniz?
Örneğin, birlikte çalıştığım bir şirket, üst üste 2 haftadan fazla bir süre boyunca haftalık kotalarının altındayken insanları bir PIP'e koydu. Bunu seçtiler çünkü herkesin her gün ve sonra kötü bir hafta geçirdiğini kabul ediyorlar, ancak art arda 2 hafta bir kalıp haline geldiğinde oluyor. Bu aynı şirket aynı zamanda insanları bir PIP'e koydu, üst üste 2 kalite kontrolünden geçemediler (bir çağrı merkezi idi). Böylece 2 çeşit PIP vardı ve ikisi de aynı anda birisine konabilirdi.
Adım 3: İhtiyacı olan her çalışan için kişiselleştirilmiş bir performans iyileştirme planı oluşturun
Bir battaniye PIP genellikle işe yaramaz. Performans farkının neden gerçekleştiğinin bir unsurunu eklemeniz gerekir. Önceki adımda örneğimle devam ederken, temsilcilerin aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç farklı nedenden dolayı kotalarını kaçırdığı bulundu:
- Aşırı mola süresi
- Aramalar arasında aşırı kişisel zaman
- Cevap akış şemasını doğru takip etmemek
- Diğer çeşitli sebepler
Aşırı mola süresi için kota eksik olan birinin ve iş akışı çizelgesini izlemeyen birinin çok farklı iki durum olduğunu unutmayın. Bu nedenle, çok farklı PIP'leri çağırıyorlar.
4. Adım: Her çalışanla bir toplantı yapın
Daha sonra neler olduğu, neden ve performansın belirli bir tarihte iyileştirilmediği takdirde sonuçları hakkında çalışanla konuşmanız gerekir. Bu toplantıda hedef belirleme ve bunun neden olduğu konusunda bazı geri bildirimlerde bulunma fırsatı bulunmalıdır. Bir eğitim boşluğu veya devam eden başka bir şey var mı? Nedenini araştırın ve çalışanın başarılı olması için bazı hedefler ve hesap verebilirlik ölçütleri belirleyin.
PIP'ler için yararlı seçenekler için bazı fikirler:
- Çalışana, zaman geçirmek için en iyi performans gösteren usta veya arkadaş olarak atayın.
- Çalışanlar için el kitapları veya videolar gibi eğitim materyalleri bulundurun
- Yöneticiler için çalışanı kontrol etmesi ve ilerlemelerini kontrol etmesi için çaba gösterin
Adım 5: PIP'in sonraki adımlarını yürütün
PIP'in içereceğini söylediğiniz şey üzerinde çalışmaya başlayın ve çalışanı işe almak. Çalışanı yol boyunca cesaretlendirin ve sözlü ve gayrı resmi geri bildirimlerle iyi davranışları teşvik edin.
Adım 6: 3 sonuçtan birini belirleyin
Daha sonra, belirlenen süre boyunca performanslarını gözden geçirdikten sonra çalışan için bir sonraki adımın ne olduğunu bulmanız gerekir. 3 seçenek var:
- Çalışan PIP'te kalır
- Çalışanın sonlandırılması gerekiyor
- Çalışan tebrikler ile PIP'den ayrıldı
Ayrıca, bir çalışanın kaç PIP'e sahip olabileceği ve daha yüksek bir sonuç olmadan ne kadar süre dayanabilecekleri ile ilgili parametreleri belirlemek isteyeceksiniz. Örneğin, örnek olarak kullandığım işletme, arka arkaya 2 30 günden fazla PIP'e sahip olamayacağınızı ve fesihten önceki 1 yılda 3'ten fazla olamayacağınızı söyledi.
Adım 7: Çalışanla PIP toplantısını takip et
PIP toplantısını takip etmenin son adımı neredeyse ilk kadar önemlidir. Niye ya? Çünkü tüm süreci takip etmeniz gerekiyor. Örnek işyerinde çalışırken, yönetim bir PIP'in sonraki adımlarını takip etmek için uğraştı ve bu da çalışan tabanı arasında güvenilirliğimizi kaybetti. “Ah, bir PIP önemli değil - unutuyorlar” zeminde duyduğum bir şey.
Sisteminizin çalışabilmesi için saygı duyulmasını ve belirlediğiniz işlemi takip etmeniz gereken işlemleri yapmasını istersiniz.
Performans İyileştirme Planlarını Kullanmanın Yararları
Çalışanlarınızın bir performans yoluna dönmelerine yardımcı olmak için PIP'leri kullanmak küçük işletmeler için çok yararlı olabilir. PIP'leri uygulamanın ilk 5 faydası:
1. Çalışırken, para biriktirir
Performans geliştirme planları size para kazandırabilir:
- İşe alma masrafları: Çünkü daha fazla kişiyi değiştirmeniz veya kiralamanız gerekmez.
- Fesih masrafları: Çünkü birisini kovmanıza, kıdem tazminatı sağlamanıza veya diğer masrafları ödemenize gerek yok.
- Fazla mesai maliyetleri: Kadrolu personeliniz bittiyse, tembelliği almak için başkalarının saatlerce giriş yapmasına gerek yoktur.
2. Çalışırken zaman kazandırır
Başarılı olduğunda, PIP'leri kullanmak size işletme sahibi olarak zaman kazandırabilir. Özellikle, mevcut çalışanları başarı için ayarladığınızdan, işe alımlarda zaman kazanmanıza yardımcı olabilirler. Performans iyileştirme planları, birisinin ne zaman gideceği (ve nasıl belgeleneceği) konusunda net bir şekilde anlaşılmasını sağlayarak zaman kazanmanıza da yardımcı olabilir. Personel değişikliği olduğunda bu şirket toplantılarının ve duyurularının tümünü unutma…
3. Dış taraflara net belgeler sunarlar
Bir avukatsanız ve başarısız PIP'lerin bir soyunu görüyorsanız, performans için bir fesih daha akıllıca olmaz. Performans değerlendirmeleri yapmasanız bile, PIP'ler işe alma / işten çıkarma kararları için dış taraflara iyi bir dokümantasyon olabilir.
4. Kota taşıyan veya hedefe dayalı işler için “norm” dur.
Tamamen bir fayda sağlamazken, çalışanlarınız sizi PİP'ler için bir sınır ve genel olarak performansları için bir sınır için arıyor olabilirler. Bin yılların umutsuzca birçok yönden aradığı bir geri bildirim şeklidir ve ayrıca kota tarzı roller için bir normdur ve çalışanların motive olmasını sağlar!
5. Çalışanlara önem verdiğinizi gösterir (doğru yapıldığında)
Bir iyileştirme planı sistemine sahip olmak ve özellikle çalışan bir eğitim veya iyileştirme sistemi bulduğunuzda çalışanlarınıza onları önemsediğinizi gösterir. Sadece onları yazan, kurumaya bırakıp kovan bir işletme sahibi olmayacaksınız. Bu, onlara da yatırım yaptığınızı gösterir.
Performans iyileştirme planlarının sakıncalarını da tartışalım.
PIP Kullanmanın Dezavantajları
Tüm İK'larda olduğu gibi, performans iyileştirme planlarını kullanmanın bazı sakıncaları vardır. İlk 3 şunları içerir:
1. Onları Eşit Olarak Kullanmanız Gerekiyor
Gerçekten, gerçekten çalışanı sevmiyor musun? Öyleyse tahmin et. Ne olmuş yani? Herkese eşit davranmanız ve PIP sürecine girmeniz gerekiyor. Eğer diğer insanlar BİP alırsa ve bir başkası almazsa, bunu sadece isteğinize göre çalıştıramazsınız - balık gibi görünecektir.
2. Kaçınılmaz olanı erteliyor mu?
Bazıları, eğer birisi bir PIP'de ise, onların ateşlemelerini gerçekten ertelediğini mi iddia edebilir? Benim cevabım, bu, bir PİP için çok alaycı bir görüş. Doğru yapıldığında, bir PIP çalışmalıdır, bu da çalışanın performansının arttığı anlamına gelir.
3. Yönetim Zamanı
Bir performans iyileştirme planı, bir çalışanın başarılı olmasına yardımcı olmak için kendin veya bir başkası olmak üzere bir yönetici adına çaba gerektirir. Diğer performans yönetimi bileşenleri gibi, yönetimin de zaman alacaktır… ama buna değer olabilir!
Küçük işletme sahipleri için, özellikle performans iyileştirme planları ihtiyacınız olana benzemiyorsa, performansla ilgili başka kaynaklarımız var.
Diğer Performans Yönetimi Kaynakları
BES, iş yerindeki yeteneğinizi yönetmek için yapabileceğiniz tek şey değildir. Performans yönetimi ve başarılı işe alım konularında, özelleştirmeniz için ücretsiz şablonların da bulunduğu birçok makale ve kaynağımız var:
- Performans Yönetim Sistemi Nasıl Yapılır Rehberi
- Performans İnceleme Şablonu ve Rehberi
- Performans Yönetimi Yazılımı Satın Alma Rehberi
- Çalışan Gemiye Alma
- İstihdam Denetleme Süresi
Alt çizgi
Performans iyileştirme planları, çalışanların küçük işletmenizde başarılı olmalarını kolaylaştırmak için harika bir yoldur. Ekibinizi başarıya hazırlamanın yanı sıra çalışanların işten ayrılma maliyetlerinden tasarruf etmenizi sağlamak için onları yerine koymanızı öneririz. PIP'ler işe yaradığında, performans ve yetenek yönetimi programlarına mükemmel bir eklentidir.
