Sağlam bir defter tutma sistemi, bir işletmeyi yönetmenin temel bir yönüdür. İşletmeniz ne kadar küçük olursa olsun, işletmenizin finansal durumu hakkında size önemli bilgiler sağladığından, kitaplarınızın güncel, doğru ve kolayca erişilebilir olduğundan emin olmalısınız. Size yardımcı olmak için bu uzman defter tutma ipuçlarına göz atın.
Profesyonellerden küçük işletmeler için en iyi 25 defter tutma ipucu:
1. Defter Tutma Stratejinize Güvende Kalın
Jennifer Warawa, Ortakların Genel Müdürü - Muhasebeciler ve İttifaklar, Adaçayı
Defter tutma söz konusu olduğunda, yürütmeye duyulan güven önemlidir. İlk kez defter tutma görevini üstlenebilecek küçük işletme sahipleri olarak, şirketinizin defter tutma ve uyumluluğunda güvende hissetmek çok önemlidir. Defter tutma çok zor bir iş olabilir, ancak benzersiz ihtiyaçlarınız için uygun bir çözüm var. Küçük işletmelerinize muhasebe uygulamalarında stratejik yol gösterme yeteneğinizi sorguluyorsanız, ortak bir ortaklık ideal olabilir. Özellikle muhasebe alanındaki veri analizi teknolojisi ve teknolojisi geliştikçe, bir uzmandan yardım istemekten korkmayın. Örneğin, bazen muhasebeciler vergi yapmazlar veya EBM atamalarına sahip olmazlar, bu nedenle bir EBM ile ortak olmayı seçebilirler.
2. Planlara Karşı Performansı İzlemek için Defter Tutma'yı kullanın
Healy Jones, FP&A Başkan Yardımcısı, Kruze Consulting
Birçok işletme sahibinin düşünmeyebileceği bir defter tutma ipucu, bir plana karşı performansı takip etmektir. Finansal bir tahmin veya bütçeye sahip olmak ve bu plana karşı aylık ilerlemenizi izlemek, defter tutma sürecinizin önemli bir parçası olmalıdır. İyi defter tutma, sadece ne yaptığınızı bilmekle ilgili olmamalı, işinizin nereye gittiğini bilmenize yardımcı olmakla ilgili olmalıdır. Bir bütçe ve gelir tahmini oluşturmak için EBM'nizle birlikte çalışın. Ardından, gerçek sonuçlarınızın bütçeye göre ne olduğunu karşılaştırın ve şirketinizin performansını artırmak için bu bilgileri kullanın. Örneğin, belirli bir ürün hattı iyi büyüyorsa ve iyi marjlar sağlıyorsa, bu ürünün arkasına daha fazla piyasa parası koymayı düşünün.
3. Finansal Verilere Hemen Erişim Sağlayın
Kurt Rathmann, CEO & Kurucu, ScaleFactor
Size gerçek zamanlı veri sağlayan bir çözüm bulun. Muhasebeciliğiniz sürekli geride ise, en çok ihtiyaç duyduğunuzda stratejik kararlar almak veya işinizin sağlığını analiz etmek giderek zorlaşır. İşletmenizin yolculuğunda nerde olursanız olun, ödenmemiş hesaplara dayalı nakit akışı tahminleri ve ödenecek hesaplar gibi kritik bilgilere anında erişim, büyümek konusunda daha akıllı seçimler yapmanıza olanak sağlayacaktır.
4. Çalışan Statünüzü Doğru Sınıflandırın
Leslie Harding, Defter Tutma Uzmanı, Pilot
Şirketler, tam zamanlı çalışanlar, yarı zamanlı çalışanlar, sözleşmeli çalışanlar veya bunların üçünün bir arada bulunma eğilimindedir. Çalışanların uygun şekilde sınıflandırılması ve federal ve eyalet vergi kurallarına uygun olmalarının sağlanması, vergi zamanında masraflı ve rahatsız edici hatalardan kaçınmak için çok önemlidir.
5. Takviminizde Aylık “Defter Tutma Süresi” planlayın
Logan Allec, EBM ve Sahibi, Para Sağ
Bazı işletme sahipleri, işlemlerini bir defter tutma yazılımında kategorilere ayırma konusunda geride kaldı. Defter tutma işleminizi yapmak için çok uzun süre beklerseniz, belirli işlemlerin ne olduğunu unutabilir, makbuzlarınızı birer birer atlamanız gerekir. Bu gereksiz yere defter tutma sürecini uzatır ve zorlaştırır. Ne zaman uğraşırsanız, defter tutma yapmak yerine, her ayın sonunda defter tutma işleminiz için zaman ayarlamanız gerekir. Her ay aynı gün ve saate ayarladıysanız, aylık defter tutma planına uymak çok daha kolaydır. Bunu yapmak, defter tutma işleminin mümkün olduğunca verimli, acısız ve doğru olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
6. Kısa Vadeli Vergileri Azaltmak için Bölüm 179'u kullanın
Ken Boyd, EBM, EBM Sınavı Guy
Normal olarak, vergi beyan ederken, bir varlığın faydalı ömrü boyunca yıllık bir varlığın maliyetini düşürürsünüz. IRS vergi kodunda bir vergi indirimi olan Bölüm 179, işletmeleri büyümelerine yardımcı olacak varlıklara yatırım yapmalarını teşvik etmek için tasarlanmıştır. Nitelikli varlıklar için (esas olarak ekipman ve yazılım - bu vergi yılı boyunca kullanmaya başlamalısınız) ilk yılda, tüm alım fiyatını önceden yazmanıza olanak tanır. Çoğu işletme için, bu, doğrusal amortismana tercih edilir çünkü satın alımın yapıldığı yıl boyunca oldukça düşük bir vergi faturası anlamına gelir. 179. bölümle ilgili bilgi edinmeye ve satın alımlarınızın uygun olup olmadığını öğrenmeye değer, çünkü yaptığınız satın alma kararlarını iyi etkileyebilir. Her zaman olduğu gibi, emin değilseniz veya yardıma ihtiyacınız olursa, bir muhasebeciye danışın.
7. Günlük İşlem İzlemeyi Gerçekleştirin
Andrew Desiderio, CPA, Kıdemli Müdür, Concannon Miller
Her gün, işletmeniz tarafından yapılan nakit depozitolarınızı banka ekstrenizde gösterilen nakit makbuzlarla eşleştirin. Çalışanlarınız uygun programlara para yatırıyor mu? Yatırılan miktar olarak kaydedilen tutarlar gerçekten yatırılan miktar ile aynı mı?
Nakit para yatırma işlemlerinizi günlük olarak eşleştirin. Tüm kart şirketlerinden satıcı hizmetleri sağlayıcınız aracılığıyla para yatırıyorsanız, para yatırma işlemleri ISS'nize kaydedilenlerle eşleşiyor mu? Ticari hizmet ücretleriniz ay veya yıl boyunca değişti mi? Eğer öyleyse, nedenini bulmak.
Çek, ödeme ve ödeme faaliyetlerinizle günlük olarak eşleşin. Çek ödemeleriniz dolar tutarı ve alacaklı adıyla aynı mı? Ödemeleriniz faturalarınızla aynı mı? Hesabınıza çek veya ACH ile yetkisiz ödemeleriniz var mı? Bunlar gibi günlük izleme yapılması, muhasebeciliğinizi güncel tutmanıza yardımcı olacaktır.
8. Kişisel Finansmanı Ayrı Tutun
Steve Pritchard, Kurucu, Cuuver
Kişisel finansınızı işinizden tamamen ayrı tutmalısınız. Kendi işinizi kurduğunuzda, genellikle defter tutma da dahil olmak üzere hemen hemen her şeyden siz sorumlusunuz. Hayatı kendiniz için kolaylaştırmak için, şirketiniz için ayrı bir banka hesabı oluşturmak en iyisidir. Bu, harcamalarınızı seçerken size zaman ve enerji tasarrufu sağlayacaktır, çünkü yaptığınız kişisel alımları filtrelemeniz gerekmez. Aynı zamanda, işiniz için ayrı bir kredi kartına sahip olmak da iyi bir fikirdir, bu nedenle faturalarınızı ve makbuzlarınızı gözden geçirirken, tüm harcamaların işletme ile ilgili kalemlere girdiğini ve muhasebe işlemlerini hızlandırmanıza yardımcı olduğunu bileceksiniz. .
9. Aylık Bazda Finansal Verileri İzleme
Deborah Sweeney, CEO, MyCorporation.com
Yıllar boyu ve ay bazında takip etmek önemlidir; böylece mevsimsellik, beklenen yörünge ve büyümeyi değerlendirebilirsiniz. Aylık olarak gelir kategorisine göre izlerseniz, işletmenizin hangi alanlarının arttığını, hangilerinin azaldığını ve potansiyel iyileştirme alanlarını görmenize yardımcı olabilir. Yatırım getiriniz belirli alanlarda yüksek olduğundan, daha fazla yatırım yapmanız gereken alanları da bulabilirsiniz. Sadece yıllık rakamları takip etmek değil, aynı zamanda zaman içinde olduğu gibi kısa vadede de değerlendirmek için aylık ve üç aylık dönemler yapmak önemlidir. Küçük dalgalanmalar olabilir, ancak bu trend oluşturmanıza yardımcı olur.
10. Muhasebecinizi Akıllıca Seçin
Steven J. Weil, Ph.D., Başkan ve Vergi Müdürü, RMS Muhasebesi
Muhasebecinizi dikkatlice seçin. Sadece en düşük ücreti aramayın. Size her türlü kesinti ve vergi avantajını bulmanıza yardımcı olmak için yalnızca deneyime sahip birini değil, aynı zamanda işinizi öğrenmek ve size en iyi şekilde nasıl yararlanacağınızı öğretmek için sizinle vakit geçirmek için hazır olacak birisini edinmek çok daha önemlidir. o.
11. Profesyonel Bordro Hizmeti Kiralama
Ken Stalcup, CPA, CFE, CFF, ABV, Kıdemli Direktör, Houlihan Değerleme Danışmanları
Birçok küçük işletme, bordro işlemlerini işe alır veya toparlar. İşletme sahipleri, bordro uyumluluğunun ve bordro vergilerinin karmaşık süreçler olduğunu bilmelidir. Bir hata yaparsanız, IRS tarafından cezalandırılabilir. Küçük işletme sahiplerinin, süreçte doğruluk sağlamak ve riski azaltmak için profesyonel bir bordro hizmeti kullanmaları en iyisidir.
12. Hataları buldukça düzeltin
Yuko Kawamoto, Finans Personeli, Kurucu Kılavuzu
Kitaplarınızı uzlaştırırken herhangi bir tutarsızlık bulursanız, tutarsızlık ne kadar küçük olursa olsun, mümkün olan en kısa sürede çözmeye çalışın. Hatanın kaynağını bulun ve derhal düzeltilmesini sağlayın. Farklılığın daha da artacağı ve düzeltilmesi daha zor olacağı için tutarsızlığın izleyen aylara aktarılmasına izin vermeyin. Kitaplarınızın başından itibaren doğru ve güncel olduğundan emin olun.
13. Kalite Belgesi Yönetimi Çözümüne Yatırım Yapın
Jeff Muyrong, EA, Vergi Danışmanı ve Muhasebe Danışmanı, JBM Vergi ve Muhasebe Hizmetleri
Bir işletmenin maliyesini yönetmeye gelince, belgeleri düzenli tutmak, doğru ve güvenilir kitapları korumanın anahtarıdır. Günlük harcamalar, borçlar, alacaklar, makbuzlar ve faturalar gibi finansal dokümanları yönetme sürecini kolaylaştırmak ve kolaylaştırmak için kaliteli bir doküman yönetimi çözümüne yatırım yapmak en iyisidir. Bu, uzlaşmanız üzerinde çalışmak için harcanan zamanı azaltmanıza yardımcı olacaktır. Ayrıca, makbuzlarınızdan faturalara ve vergi formlarına kadar muhasebecinizle dosya paylaşmanıza ve paylaşmanıza olanak tanır.
14. Yönetim Muhasebesini Gözden Geçirme
Stewart J. Guss, Kurucu, Stewart J. Guss, Avukat
Birçok küçük işletme muhasebelerini vergilendirme ve uyuma odaklama eğilimindedir. Bu iyi ve açıkça gerekli, ancak yönetim muhasebesine izin verecek önlemlerin alınmasını sağlamak için muhasebecinizle ve muhasebecinizle birlikte çalışmak da önemlidir. Muhasebe verilerinize, işletme kararlarınızı kolayca bildirecek şekilde erişme ve bunları kullanma yeteneğiniz varsa, büyümeyi planlamanıza yardımcı olabilir.
Küçük işletmeler başladığında, genellikle “kriz modunda” olurlar, sadece kendilerine geldikleri operasyonel zorluklarla baş etmeye çalışırlar. Bununla birlikte, girişimciler, basit vergi uyumluluğunun yanı sıra, kolay analiz, trend belirleme ve iş planlamasına olanak tanıyan muhasebe kategorilerini ve prosedürlerini yapılandırmaya zaman ayırmalıdır. Baştan itibaren daha sağlam bir muhasebe altyapısı oluşturmak için zaman ayırmanın faydaları, katlanarak fayda sağlayacak ve böylece kolay ölçeklenebilirlik ve büyüme sağlayacak.
15. Güvenilir Bir Muhasebeci Tutun
Yasuyo Takeo, İş sahibi, SkateYogi
Çabuk muhasebenin sizin işiniz olmadığını ve çalışanlarınızın da yapamayabileceğini anlayın.Günden güne defter tutma ile başa çıkmak için hiçbir bant genişliğiniz olmadığını biliyorsanız, defter tutma gereksinimlerinizin üstünde kalarak hayatınızı çok daha kolaylaştırmak için güvenilir ve profesyonel bir muhasebeci tutmak en iyisidir.
16. Müşterilerden Dijital Ödemeleri Kabul Etmeyi Düşünün
Jeremy Almond, CEO ve Kurucu Ortak, PayStand
Şirketlerinizde defter tutma yaparsanız (alacaklar ve ödemeli hesaplar) müşterilerinizden gelen dijital ödemeleri kabul etmeyi düşünün. Ödeme sisteminizi otomatikleştirebilir ve defter tutma işini kolaylaştırmaya yardımcı olabilirsiniz. Bu, eCheck, mobil ödemeler, ACH veya hatta bitcoin şeklinde gerçekleşir.
17. Soru Sormaktan Korkmayın
Matthew Gillman, CEO, SMB Pusulası
Önemli bir ipucu, cevabı bilmediğinizde soru sormaktır. Gelir ve giderlerin doğru bir şekilde sınıflandırılması önemlidir ve yıl sonunda sizi ve muhasebecinizi çok zaman kazandırabilir. Unutmayın, muhasebeciniz harcadıkları süre boyunca sizi faturalandırır, bu yüzden bilmediğiniz şeyleri öğrenerek bundan yararlanın - sorular sorun. Muhasebeciliğinizin zirvesinde kalarak, zayıf yönlerinize odaklanabilecek, harcamalarınızı etkin bir şekilde yönetebilecek ve işinizi büyütmek için daha iyi bir konumda olacaksınız.
18. Bulut Muhasebe Yazılımını Kullanma
Lee Reams II, CEO, Müşteri Çözümleri
Bulut muhasebe ve defter tutma uygulamaları, küçük işletme sahiplerine gerçek zamanlı raporlama sağlar. Bu, sıkıcı defter tutma işlevlerinin çoğunu otomatik hale getirir, ancak uzman muhasebe rehberliği ihtiyacının yerini almaz. "Çöp atma" deyimi, "çöp atma" anlamına gelir, defter tutma için doğru.
19. Kayıtlarınızı Düzenli Tutun
Dave Du Val, Müşteri Avukatlık Sorumlusu, TaxAudit
Küçük işletmeler için en önemli defter tutma ipuçlarından biri, tüm yıl boyunca düzenli kalmaktır, böylece bir tazı yarış pistinde bir tavşan gibi tırmalamıyorsunuzdur.
- Makbuzları ve kilometre günlükleri gibi diğer gerekli belgeleri toplayın ve düzenleyin.
- Mobilya ve ekipman alımları için dokümantasyon toplayın.
- Tüm 1099-K formlarının doğruluğunu kontrol ediniz ve vergi beyannameniz hakkında rapor ediniz. Dosyalamadan önce onları almayı bekleyin.
- Nakit, çekler, kredi kartları, PayPal ve takas geliri de dahil olmak üzere alınan tüm gelirleri listelemek için hazırlanın.
20. Kişisel ve Ticari Kullanımlara Yönelik Belge ve Kesinti Giderleri
Joshua Zimmelman, Başkan, Westwood Vergi ve Danışmanlık Ltd.
Hem ticari hem de kişisel amaçlarla (cep telefonu gibi) bir şey kullanıyorsanız, iş kullanımının yüzdesine göre vergi beyannamenizin giderlerinin bir yüzdesini düşebilirsiniz, ancak ayrıntılı arama kayıtları ve diğer belgelere ihtiyacınız olacak. Bunu geri al. Eğer arabanızı işiniz için kullanıyorsanız, ayrıntılı kayıt tutunuz ve kilometrenizin kayıt defterine dahil edilmesini sağlayınız, böylelikle vergi iadenizde araç harcamalarınızın bir yüzdesini düşebilirsiniz.
21. Ayrıntılı Envanter Kayıtlarını Koruyun
Lou Casale, İletişim Yöneticisi, Hiscox USA
Küçük işletmeler, envanter bakımı gibi, ancak önemli fakat çoğu zaman göz ardı edilen görevlerle ilgilenmek için büyük bir personelin yararına sahip değildir. Uygun bir envanter yönetimi sürecine sahip olmak, küçük işletmelere çalışan hırsızlığını veya malların yanlış yerleştirilmesini önleme konusunda yardımcı olabilir. Bu kayıtlar ayrıca işletmelerin müşteri alışveriş eğilimlerini izlemelerine ve gelecekte verimli bir şekilde satın almalarını sağlamalarına yardımcı olabilir.
22. Basit Muhasebe İşlemlerini Öğrenmek İçin Zaman Yatırım Yapın
Sarah Webb, Başkan & COO, Kadın Ekose Şirketi, Inc.
Yalnızca birkaç çalışan için pahalı bordro yazılımına yatırım yapmadan önce, kendiniz nasıl hesaplayacağınızı ve bir Excel programı hazırlamayı öğrenerek zaman geçirin. Ardından, tüm son tarihler için takviminize bir hatırlatma koyun: bordro tarihleri, federal dosyalama tarihleri ve eyalet dosyalama tarihleri. Bu, size yaparak, zamandan ve daha önemlisi paradan tasarruf etmenizi sağlar. Yine de profesyonellerin yıllık getirilerini hesaplamasına izin ver, ama daha küçük şeyler için para biriktir.
23. Bordronuzla Dijitalleşin
John Waldmann, Kurucu Ortak ve Homebase CEO'su
Yerel bir işletmeye verebileceğim en iyi defter tutma ipucu evrakları dikizleyip dijitalleşmektir. Çok fazla yerel işletme, saatlik çalışanlarını yönetmek için hala kağıt kullanıyor. Bir yazılım çözümü kullanarak, yerel işletme yöneticileri ve sahipleri evrak işlerini elimine edebilir, çalışan kayıtlarını bulutta saklayabilir ve saatleri doğrudan maaş bordrosu ve muhasebe yazılımına aktarabilir. Bu, çalışan bordrosunu bir esinti yapar, defter tutmayı kolaylaştırır ve meşgul sahipleri ve yöneticileri için her hafta saat tasarrufu sağlar.
24. Basit ama İşlevsel Hesap Çizelgesi Yaratın
Crystalynn Shelton, Muhasebe Uzmanı, Küçük İşletmelere Uygun
Hesap planı, işletmenizin ürettiği her finansal işlemi kategorilere ayırmak için kullanılan hesapların bir listesidir. Hesap planınız tüm işleminizi yansıtacaktır, bu nedenle defter tutma sisteminizin bel kemiği olarak kabul edilir. Muhasebe yazılımı genellikle yolunuza başlayacağınız önceden ayarlanmış bir hesap listesiyle birlikte gelir, ancak işletmeniz büyüdükçe listenizi nasıl değiştireceğinizi bilmeniz gerekir. Hesap planınızı oluştururken aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar şunlardır:
- Gereksinim duyduğunuz ve başka bir şey yapılmayan hesapları ayarlayın. Fazla kategorize etmeyin.
- Onları genel tut. Müşteri veya satıcı adları ile hesap oluşturmak yerine, işlem türü başına bir hesap listelemek daha işlevseldir.
- Her hesap için doğru hesap türünü seçtiğinizden emin olun, aksi takdirde finansal tablolarınızda hatalar olur.
Daha fazla bilgi için, lütfen küçük işletme defter tutma, muhasebe ve vergi rehberi .
25. Cloud Muhasebe Yazılımınızı Desteklemek İçin Uygulamaları Kullanın
Jelena Arkula, Başkan, Kitaplar LA
Bulut muhasebe yazılımı günlük olarak bankanıza bağlanır ve değerlendirilmek ve ele alınmak üzere sıraya giren işlemleri getirir. Bu eski moda manuel girişi ortadan kaldırır. Bu üç uygulama ile birlikte bulut muhasebe yazılımını kullanarak, manuel çalışmanız önemli ölçüde kesilecektir:
- Hubdoc: Banka hesaplarınızı, yardımcı programlarınızı, aidatlarınızı ve abonelik hesaplarınızı bağlayın ve Hubdoc'un bu belgeleri günlük olarak almasına izin verin. Artık ifadeleri, çeklerin kopyalarını ve faturaları almak zorunda kalmayacaksınız. İhtiyacınız olduğunda raporları ve belgeleri de indirebilirsiniz.
- Makbuz Bankası: Sahip olduğunuz makbuzları yakalamak için bu uygulamayı kullanın. Uygulama muhasebe yazılımınıza bağlandığında, makbuzun işlemler arasında zaten var olup olmadığını veya eklenmesi gerektiğini kabul eder.
- MileIQ: Aracınızı iş için mi kullanıyorsunuz? MileIQ kullanın. Bu kullanımı kolay uygulama size çok zaman ve baş ağrısı kazandıracak ve gezileri otomatik olarak kaydedecektir. Bunları yalnızca Kişisel için sola ve İş için sağa kaydırarak kategorilere ayırmanız gerekir. IRS, bu uygulamayı kilometre iddiaları için geçerli bir günlük olarak kabul ediyor. Bu uygulama aynı zamanda sadece hatırladığınızları değil, yaptığınız her geziyi kendi hesabınıza kaydedecektir.
Alt çizgi
İşletmenizin defter tutma işlemlerini yürütmek, özellikle ne yapacağınızı bilmiyorsanız, çok zor olabilir. İşinize daha fazla zaman ayırabilmeniz için bu görevi güvenilir bir muhasebeciye devretmek en iyisidir. Ancak, her işletme sahibi için önemli bir bilgi olduğu için, defter tutmanın temellerini öğrenmek de önemlidir. Şüphe durumunda, size yardımcı olması için yukarıdaki defter tutma ipuçlarını kullandığınızdan emin olun.
