Telefon ağacı, arayanları telefon sisteminizin yönetim konsolunda yapılandırdığınız önceden programlanmış kuralları temel alarak istedikleri uzantıya yönlendiren görselleştirilmiş bir ses menüsüdür. Aynı zamanda giden aramaları aynı anda birden fazla numaraya yönlendirmek için de kullanılabilir. İşletmeler genellikle belirli durumlar için önceden hazırlanmış, görsel şablonları kullanarak bir telefon ağacı oluşturur.
Ne tür bir telefon ağacı oluşturursanız olun, Grasshopper, arayanları belirli uzantılara yönlendiren etkili ses menüleri oluşturmak için hızlı ve kolay bir şekilde ihtiyacınız olan araçları sağlar. Sanal telefon servisi yedi günlük ücretsiz deneme sürümü sunuyor, böylece kendiniz için sunduğu her şeyi görebilirsiniz. Bugün başlamak için aşağıdaki bağlantıyı tıklayın.
Çekirge'yi ziyaret et
Telefon Ağacı Örnekleri ve Ne Zaman Kullanılacağı
| Telefon Ağacı Türü | Ne Zaman Kullanmalı? |
|---|---|
| Temel Çok Amaçlı Telefon Ağacı | Temel, hepsini yakala şablonuyla başlamak istiyorsanız |
| Satış Telefon Ağacı | Potansiyel müşterileri hızlı bir şekilde satış görevlilerine yönlendirmek istediğinizde |
| Agresif Satış Telefon Ağacı | Arayanlarınızı anında bir satış perdesiyle selamlamak istiyorsanız |
| Self Servis Telefon Ağacı | Arayanların rutin görevleri insan yardımı olmadan yapmasına yardımcı olmak istiyorsanız |
| Destek Telefon Ağacı | Müşterilerin yardım alması için kolay bir kanal oluşturmak istediğinizde |
| Kar Amacı Gütmeyen Telefon Ağacı | Servis bilgileri alma veya bağış yapma gibi seçenekleri barındırmak istiyorsanız |
| Multilocation Telefon Ağacı | Farklı bölgelerde ofisleri bulunan şirketler için |
| Acil Telefon Ağacı | Acil bildirimleri büyük bir gruba göndermeniz gerektiğinde. |
Tüm 8 Şablonları Ücretsiz İndirin
Sizin için en uygun telefon ağacının türü büyük ölçüde, kuruluşunuzun ne tür bir iş yaptığına ve telefon sistemiyle ne elde etmeyi umduğuna bağlı olacaktır. Ancak, çoğu durumu kapsayacak şekilde ücretsiz olarak indirebileceğiniz birkaç şablon hazırladık. Çalışanlara ve müşterilere giden aramaları yapan bir acil durum telefon ağacını bile dahil ettik.
- Ücretsiz Telefon Ağacı Şablonlarını İndir (PDF)
- Ücretsiz Telefon Ağacı Şablonlarını İndir (Word)
- Ücretsiz Telefon Ağacı Şablonları İndir (Google Dokümanı)
Etkili Bir Telefon Ağacı Nasıl Kurulur?
Etkili bir telefon ağacı, işletmenizin tüm alanlarına erişimi içerecek kadar kapsamlı olmakla birlikte, arayanlarınızın kullanımında hüsrana uğramayacak kadar basit olmak arasında bir denge kurar. Telefon ağacınızı programlamaya başlamadan önce, en etkili ağacı oluşturduğunuzdan emin olmak için aklınızda bulundurmanız gereken birkaç önemli şey vardır. Adımlar arasında ağacın belirlenmesi, çalışanların departmanlara atanması ve menünün programlanması yer alıyor.
Telefon ağacınızı oluşturmadan önce birkaç ipucu:
Eşleştirin
VoIP kurulumu sırasında yapılan ses menünüzü yapılandırmadan önce, telefon ağacınızı bir kağıda veya MS Paint gibi basit bir programla eşleştirmek yardımcı olacaktır. Bu şekilde, ses menünüzü görselleştirebilir ve yerine koymadan önce standartlarınızı karşıladığından emin olabilirsiniz. Basit bir akış şeması formatı öneririz. Bu şablonları başlangıç olarak kullanabilir, ardından uygun gördüğünüz diğer dalları çizebilirsiniz.
Çağrı Grupları Ata
Akış şemanızı çizdikten sonra, tüm çalışanlarınızı farklı çağrı gruplarına atayın. Çoğunlukla, bu basit bir süreç olacak; satış görevlileri satış departmanına girecek, destek personeli müşteri hizmetlerine girecek vb. Ancak, birden fazla bölümde çalışan çalışanlarınız varsa (birçok küçük işletmede olduğu gibi), hangi çağrı grubuna uyacaklarına karar vermeniz gerekir.
Telefon Ağacınızı Programlayın
Taslak oluşturduktan ve çalışanlarınızı departmana göre düzenledikten sonra, telefon servisinizin yönetim konsoluna girebilir ve telefon ağacını oluşturabilirsiniz. Bu genellikle sisteminizin ayarlar menüsüne girmekten ve yeni bir otomatik katılımcı menüsü oluşturma seçeneğini tıklatmaktan oluşur. Bu adım sağlayıcıya göre değişeceğinden, daha fazla bilgi için servis sağlayıcınızın müşteri servisine danışın.
Teklif Dil Seçenekleri
Birçok telefon ağacında İspanyolca dilindeki menülere erişmek için bir seçenek bulunur. Çok dilli çalışanlarınız olmasa bile, telefon ağacınızın İspanyolca (veya diğer dillerde) olarak kullanılabilir olması, İngilizce'yi yerel olarak konuşmayan arayanlar ve sesinizin doğal olmayan robotik sesi tarafından karıştırılanlar için yararlı olabilir Menü. Bu nedenle, sisteminiz destekliyorsa, bir İspanyolca ses seçeneği öneririz.
Kısa ve Noktaya Doğru Tutun
Canlı bir kişiyle bağlantı kurmak için çok uzun süren, çoğu arayan için büyük bir hayal kırıklığı noktasıdır. Beklemenin birincil nedeni, tipik olarak aşırı karmaşık telefon ağaçlarıdır. Sınırsız sayıda seçenek arasından seçim yapma konusundaki hayal kırıklığı, yalnızca daha fazla seçenek duymak için çoğu insanın hayatlarının bir noktasında karşılaştığı bir şeydir.
Bunun olmasını önlemek için, tek bir “katman” menüsüne sadık kalmanızı öneririz. Bunun anlamı, mümkün olduğunda, arayanlarınızın yalnızca canlı bir kişiyle bağlantı kurmaktan uzak tek bir seçenek olması gerekir. Ayrıca, bir ad-isim dizini de ayarlamanız gerekir. Bu, arayanların, adlarını tuş takımı aracılığıyla yazarak erişmeleri gereken belirli çalışanı bulmasını sağlar.
Aşağıdaki boş telefon ağacı şablonları, istediğiniz gibi indirip değiştirebilmeniz için ücretsizdir. Telefon uzantınızın ihtiyaçlarını karşılamak için çalışan uzantılarını girmeniz ve ek arama grupları eklemeniz gerekir, ancak bunlar yararlı bir başlangıç işlevi görebilir.
Telefon Ağacı Şablonları
Bir şablon, telefon ağaçları hazırlamaya başlamanın harika bir yoludur, çünkü menüleri nasıl planlayacağınıza dair tahminde bulunabilirsiniz ve arayanlara sunmanız gereken seçenekleri tahmin etmenize yardımcı olur. Satış ekipleri, destek merkezleri, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve daha fazlası için, aşağıda belirtilen ipuçlarını kullanarak kendi iş kullanım durumunuza uyarlayabileceğiniz birkaç şablon belirttik.
Bu şablonlar aşağıdaki gibidir:
Temel Telefon Ağacı Şablonu
Şirketinizde beş veya 50 çalışanı bulunsa da, neredeyse tüm ticari telefon sistemlerinde kullanılabilecek çok amaçlı bir boş telefon ağacı şablonu. Bu basit ağaçla başlayabilir ve benzersiz gereksinimlerinize göre oluşturabilirsiniz. Bu ağaç, satış ve destek ekiplerine ulaşmak için temel telefon menüsü seçeneklerinin yanı sıra uzantıları isme göre arama seçeneği de sunar.
Çok amaçlı, basit bir telefon ağacı
Satış Telefon Ağacı Şablonu
Şirketinizin telefon hattının temel amacı müşterileri satışa yönlendirmekse, arayanların duyduğu ilk seçeneklerden birini yapmak istersiniz. Bu, temel şablonumuza çok benzer, ancak satış ve iş saatleri için ses menüsü seçenekleri değiştirildi. Bu küçük bir değişiklik gibi görünebilir, ancak kullanıcılara önce bir satış temsilcisi ile konuşma seçeneği sunulursa, ekibinizin kapattığı anlaşma sayısında büyük bir fark yaratabilir.
Bu durumda, arayan kişi kuruluşunuza bağlanabilir ve dil seçeneklerini duyduktan sonra “Bir satış temsilcisi ile konuşmak için şimdi 1 tuşuna basın” yazan bir mesaj duyabilir. Çünkü bu, canlı bir insanla konuşmak için ilk seçenek. Arayan duyarsa, basmaya daha yatkın olabilirler. Bu, acentelerinizle daha fazla kişiyle iletişim kurar ve böylece satış yapmak için daha fazla fırsat yaratır.
Etkili bir satış süreci için, arayanlara menü listelerinde daha önce satış personelinizle konuşma seçeneği verin
Agresif Satış Telefon Ağacı Şablonu
Şirketler tarafından gittikçe artan bir şekilde kullanılan bir taktik, arayanları derhal bir satış mesajı ile hemen selamlamaktır. Bu mesaj kısa olmalı ve bir satış elemanına ulaşma seçeneğiyle başa çıkma amacına hizmet etmelidir. Örneğin “Aradığın için teşekkür ederim (şirket). Özelleştirilmiş satış teklifinizi almak için, bir temsilci ile konuşmak için 0'a basın. ”Bu küçük sosyal mühendislik parçası, işletmeniz için önemli ölçüde artış sağlayabilir.
Bir satış iletisiyle çıkmak, potansiyel müşterileri satış ekibinize yönlendirmek için iyi sonuç verebilir
Self Servis Telefon Ağacı Şablonu
Bazen, telefon sisteminizde self servis kanalların ayarlanması faydalı olabilir, böylece arayanlar rutin işleri insan yardımı olmadan kendi başlarına halledebilirler. Çağrı merkezi sistemleri genellikle arayanların hesap bakiyelerini kontrol etmesine, ödemeleri yapmasına ve daha pek çok şeye yardımcı olabilecek etkileşimli sesli yanıt sistemleri sunar.
IVR ile donatılmış bir VoIP telefon sistemi arıyorsanız, Freshcaller tavsiye ediyoruz. Çağrı merkezi paketi, arayanın deneyimini geliştirmeye yardımcı olmak için performansı izlemenize yardımcı olacak arama metriklerini ve arama kaydını, arayanın markanızla önceki etkileşimlerini gözden geçirmenin bir yolunu sunar. Hepsinden iyisi ücretsiz olarak deneyebilirsiniz.
Freshcaller'ı ziyaret edin
Self servis menü seçenekleri rutin müşteri görevlerini otomatik olarak yerine getirmenize yardımcı olabilir
Müşteri Desteği Telefon Ağacı Şablonu
Müşteri destek telefon ağacı, satış telefon ağacına çok benzer. Bununla birlikte, tek fark kullanıcılara satış ekibinizden veya telefona göre arama dizinden önce destek ekibinize ulaşma seçeneği sunulacak. Arayanların çoğunun ürününüz veya hizmetinizle ilgili yardım almak için ulaştığını tespit ederseniz, bu en iyi telefon ağacı şablonunuz olabilir. Telefon sisteminizi kurarken göz önünde bulundurmanız gereken iyi bir telefon ağacı türüdür.
Müşteri Desteği telefon ağaçları, arayanları özel sorgulamaları için en uygun takıma yönlendirir
Kar Amacı Gütmeyen Telefon Ağacı Şablonu
Kar amacı gütmeyen kuruluşların diğer küçük işletmelerle karşılaştırıldığında benzersiz ihtiyaçları vardır. İki farklı kitleye hizmet vermelisiniz: para bağışlamak isteyenler ve sunduğunuz hizmetlere ihtiyaç duyanlar. Para biriktirmek, hayatta kalmak için hayati önem taşıdığından, bağış seçeneğini “bağış yapmak, şimdi 1'e basmak” gibi herhangi bir dil seçeneğinden sonra arayanların ilk duydukları şey haline getirmek iyi bir fikirdir. Servisleriniz hakkında daha fazla bilgi edinin.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşlara yönelik Telefon Ağaçları, bağış ekiplerine yönlendirmenin yanı sıra sıkça sorulan soruların cevaplarını da içerir.
Multilocation Telefon Ağacı
Şirketinizin farklı yerlerde birden fazla ofisi varsa, o zaman farklı şubelere ulaşma seçeneğini sunmak isteyeceksiniz. Örneğin, müşteriniz yakın zamanda kuruluşunuzun Philadelphia ofisini ziyaret ettiğinde, takip için New York City şubenize bağlı olmaları gerekmez. Müşterileriniz arar aramaz farklı ofislerle konuşma seçenekleri sunmak önemlidir.
Çok dilli bir telefon ağacı, aramaların arayan kişiye coğrafi olarak en iyi servisi yapan ekibe gitmesini sağlamaya yardımcı olur.
Acil Telefon Ağacı Şablonu
Acil telefon ağaçları, büyük insan gruplarına hızlıca mesaj almak için kullanışlıdır. Giden aramaları yapmak için kullanılan bu kurulumlar, insanların acil durum kapanmaları, değişen çalışma saatleri veya diğer önemli bilgiler hakkında bilgilendirilmesinde yararlıdır. Bu telefon ağacı genellikle okullar ve belediyeler tarafından uygulanırken, çalışanlarınıza kötü hava uyarıları gibi şeyler hakkında bilgi vermek için de kullanılabilir.
Acil Durum Telefon Ağaçları, büyük insan gruplarını otomatik olarak bilgilendirmek için kullanılır
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Telefon ağaçları, otomatik katılımcılar ile aynı şey midir?
Evet ve hayır. Bir telefon ağacı, temel anlamda, çoğu VoIP telefon sisteminde bulunan bir özellik olan otomatik bir operatör ses menüsünün görselleştirmesini ifade eder. Bununla birlikte, otomatik görevli, arayanların cevaplandığında duyduğu asıl ses arayandır.
Bir insan resepsiyonistine göre faydaları nelerdir?
Telefon ağacı modülleri çoğu hizmette standart hale geldiğinden, arayanları selamlamak ve yönlendirmek için bir insanı kiralamaktan büyük maliyet tasarrufu sağlar. Sadece bu değil, otomatik bir görevli her seferinde arayanları hedeflerine doğru yönlendirirken, bir insan görevlisi hata yapabilir ve arayanları yanlış takıma gönderebilir.
Ses menüm için yeni bir ses kaydedebilir miyim?
Çoğu sistem, ses menünüz için kendi ses dosyalarınızı yüklemenize izin verir. Telefon ağacınızı olabildiğince profesyonel hale getirmek için profesyonel bir dış seslendirme sanatçısı kullanmanızı önemle tavsiye ederiz. Daha fazla bilgi için en iyi profesyonel sesli posta sağlayıcıları hakkındaki rehberimize göz atın.
Alt çizgi
Telefon ağacınızı, şirketinizin genel iş hedefleri için en anlamlı olan şekilde oluşturmak önemlidir. Bu boş telefon ağacı şablonları, ne tür bir organizasyonda olursanız olun, işletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun başlamanıza yardımcı olmalıdır. Sonuçta, arayanların önce duymasını istediğiniz ses menüsü seçeneklerine öncelik vermek gelir.
Arayanlar için bu menüleri uygulamaya veya ses menüsünü sunmaya başlamak istiyorsanız, yerel veya ücretsiz bir telefon numarasıyla birlikte uygun bir fiyatla sezgisel bir telefon ağacı üreticisi sunan Grasshopper harika bir seçimdir. Yedi günlük ücretsiz denemenizi başlatmak için aşağıdaki bağlantıyı tıklayın.
Çekirge'yi ziyaret et
