Bir müşteri için bir projeyi tamamlarken, akıllı zaman yönetimi, yüksek bir ödeme veya bir flop arasındaki fark anlamına gelebilir. Bir serbest çalışan veya küçük bir ekip olarak çalışıp çalışmamanız, faturalandırılabilir saatlerinizi yakından takip etmeniz verimliliği artırır ve fatura yapınızı daha karlı fırsatlar için optimize etmenize olanak sağlar. Bu nedenle serbest çalışanlar için zaman izlemenin nasıl çalıştığını bilmek önemlidir.
Bu rehberde, serbest çalışanlar için zaman izlemenin temel yönlerini tartışacağız; ücretinizi ayarlamadan saatlerinizi otomatik olarak takip etmek için FreshBooks gibi bir yazılımı kullanmaya kadar. Bu makalenin sponsoru olan FreshBooks, SMB alanındaki en saygın zaman takip ve faturalandırma çözümlerinden biridir. Aşağıdaki bağlantıya tıklayarak ödüllü yazılımlarını 30 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilirsiniz:
FreshBooks'u ziyaret edin
Neden Herkes Zaman İzlemeli?
Müşterileri saatlik veya sabit bir ücret üzerinden ödeyebilirseniz, hem zamanınızı hem de çalışanlarınızın / yüklenicilerinizin zamanını takip etmeniz sizin için önemlidir. Aşağıdaki avantajlardan bir kaçı aşağıda listelenmiştir:
- Hangi müşterilerin / projelerin şirket kaynaklarını tüketenlere karşı karlı olduğunu belirlemenize yardımcı olacaktır.
- Varsa, hem verimliliğiniz hem de çalışan / müteahhit performansı hakkında bilgi edineceksiniz.
- Bir proje boyunca zamanınızı takip ederek, müşterilerinizin ve ekibinizin projede çalışmak için harcadığı tüm saatler boyunca müşterilerinizi faturalandırdığınızdan emin olabilirsiniz.
Hızınızı Nasıl Belirlersiniz?
Müşterilerden ne ücret alacağınızı belirlemeye çalışmak, bir freelancer olarak uzmanlaşmak için en zor alanlardan biri olabilir. Potansiyel yeni bir müşteriden "evet" veya "hayır" almak arasındaki fark anlamına gelebilir.
Coğrafi konumunuzda aynı işi yapan diğer kişilerin ne ücret aldığını görmek için araştırmanızı yapmak önemli olsa da; Defter tutma / bordro hizmetleri verirken yaptığım gibi hala çeşitli oranlar bulabilirsiniz. Örneğin, bir EBM, bir muhasebecinin 25 ABD Doları / saat kadar az bir ücret karşılığında yapabileceği aynı çalışma için 80 - 150 ABD Doları / saat arasında ücret alabilir.
Saatlik ücretlerin ne kadar değiştiği konusunda size bir fikir vermek için, serbest çalışanların birkaçı için, dünyadaki saat başı oranını ABD'deki oranla karşılaştıran bir tablo ekledik.
Ortalama Freelancer Fiyatları
| İçerik yazma | ||
| Web Tasarımı | ||
| Muhasebe | ||
| Hukuk Danışmanlığı |
* Payoneer Freelancer Gelir Anketi 2015'ten
** Gerçekten Maaşlardan, 2017
Bir kez “birlikte yaşayabileceğiniz” oranını düşürürseniz; Bir sonraki soru, her şey dahil pakete benzeyen düz bir tutarı mı yoksa saate göre mi faturalandırmanız gerektiğidir?
Müşterilere Nasıl Fatura Edilir: Saat Tutarına Karşı Düz Miktar
Arasındaki fark sabit meblağlı fatura ve saatlik faturalandırma aşağıdaki iki soruya kaynar:
- Projenin tamamlanmış bir web sitesi gibi net bir sonu var mı, yoksa devam eden bir ilişki mi?
- Projenin beklenenden daha uzun sürmesi durumunda maliyetini veya daha önce tamamlandığı takdirde kazancı kim üstlenmelidir?
Saatlik fatura için davaya bakalım ve sonra sabit bir miktar tahsil etme davasına bakalım:
Saatlik Fatura Davası
Saatlik faturalandırma, genellikle, sürmekte olan teknik destek sağlayan bir BT firması gibi müşteriyle devam eden bir ilişki olduğunda anlamlıdır. Saat sayısı öngörülemez olduğunda, saatlik faturalama tipik olarak daha güvenli bir bahistir.
Saatlik faturalandırmayı dikkate alacak diğer senaryolardan bazıları:
Deneyim: Bir yıldan fazla bir süredir iş dünyasındaysanız, bir projeyi tamamlamanın ne kadar süreceği ve kar elde etmek için ne kadar ücretlendirmeniz gerektiği konusunda muhtemelen çok iyi bir fikriniz var. Öte yandan, ilk müşterinizi yeni aldıysanız, bu avantajdan yararlanamazsınız ve her şey dahil sabit oran yaklaşımı ile devam etmek isteyebilirsiniz.
Beklenmeyen Gecikmeler veya Sorunlar: Projenin başlangıçta tahmin edilenden daha fazla zaman almasına neden olan bir sorunla karşılaşırsanız, çalışılan tüm saatler boyunca size ödeme yapılır. Müşterinize sabit bir oran vermiş olsaydınız, orijinal tahmine dahil olmayan herhangi bir ek saati “yemek” zorunda kalacaksınız.
Detaylı fatura: Sabit bir oran için faturalandırmanın aksine, müşterilerinize saatlik fatura alırken çok ayrıntılı faturalar sağlayabilirsiniz; bu da olası anlaşmazlıkları azaltır. Toplam saat ve saatlik ücretin yanı sıra her görevin satır satır açıklamasını da eklemenizi öneririm. Bu, görevleri kolayca günlüğe kaydedebilen ve kategorilere ayırabilen ve iyi biçimlendirilmiş bir fatura yaratabilen FreshBooks gibi bir faturalandırma programının yapılmasına yardımcı olur.
Detaylı bir faturanın neye benzemesi gerektiğine ilişkin olarak FreshBooks'ta oluşturulan örnek bir fatura aşağıdadır:
Tamam, şimdi müşterilere faturalandırma oranını sabit bir oranla tartışalım:
Sabit Faizli Fatura Davası
Sabit oranlı faturalandırma çoğu müşterinin istediği şeydir. Basit, tahmin edilebilir ve bütçesi kolay. Müşteriler, önünde tek bir fiyatla daha hızlı bir "yay" veya "nay" verebilirler. Ayrıca, odağınızı saatlik bir orandan masaya getirdiğiniz değere ve müşterinizin işi üzerindeki etkisine değiştirdiği için size fayda sağlar. Bu, Mike McDerment & Donald Cowper'ın Zaman Engelini Aşmak; değere dayalı fiyatlandırma için harika bir durumdur.
Bir servis sağlayıcı olarak, sabit oranlı faturalandırma altında az ya da çok kazanma potansiyeline sahip olursunuz. Her şey zamanında ve bütçenize bağlı kalmanıza bağlı.
Verimlilik ödeyecek: Bir projeyi erken bitirirseniz, tasarruf ettiğiniz zaman kazancınıza eşittir. Örneğin, bir projeye ilişkin orijinal tahmini saatleriniz 40 saat ise ve bunu 35'te tamamladıysanız, hala sabit bir ücret ödersiniz. Saatlik bir fatura kesmiş olsaydınız, yalnızca bu örnekte 35 olan çalışılan gerçek saatler için ödeme alırsınız.
Sürpriz yok: Sabit oranlı faturalandırma altında müşteriniz, toplam cepten maliyetlerinin ne kadar olacağını tam olarak bilir. Bu faturalandırma yapısı, yepyeni müşteriler için mükemmeldir, çünkü faturayı aldıklarında sürprizlerin olmayacağını bilerek rahatlatırlar. Kapak tarafında, proje başlangıçta beklediğinizden daha uzun sürerse, sonuç olarak çalışmak zorunda olduğunuz herhangi bir ek saat için ücret almazsınız.
İzlemesi Kolay: Muhtemelen, bir proje için sabit bir oran kabul etmiş olsaydım neden zamanımı izleyeyim diye düşünüyorsunuz? Birkaç nedenden dolayı TÜM projeler için zamanınızı izlemek önemlidir:
- Projenin, müşteriyle yaptığınız kararlaştırılan son teslim tarihine uygun bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak.
- Her görevin harcadığı sürenin izlenmesi, gelecekteki projelerin maliyetini tahmin etmenize yardımcı olacaktır.
Basit Faturalandırma: Saatlik ücret faturalandırmasının aksine, müşterinizi bir kerede veya bir miktar projenin tamamı için faturalandıran çok basit bir fatura oluşturabilirsiniz. İpucu: Size öneririm HER ZAMAN Herhangi bir işe başlamadan önce toplam tutarın en az deposit'ünü yatırmanız gerekir.
Bunu zor yoldan öğrenmek zorunda olan birinden alın: Birden fazla projenin olduğu ve projeleri tamamlayana kadar nakit akışının olmadığı bir durumda kendinizi bulmak istemezsiniz. İşi tamamlamak için motive olmak çok zor ve faturalarınızı ödemenizi zorlaştırıyor.
Faturalandırılabilir Versus Faturalandırılamayan Saat: Fark Nedir?
Serbest çalışanlar için zaman takibi yaparken bazı temel kurallar koymuyorsanız, bir şeyin faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olup olmadığını ayırt etmeye çalışmak zor olabilir. Genel olarak, doğrudan projeyle ilgili görevler göz önünde bulundurulur faturalandırılabilir saatler- bir web tasarımcısı için, web sitesinin tasarlanması ve kodlanması için harcanan saatler gibi.
Öte yandan, aşağıdaki idari görevler kabul edilir. faturalandırılamaz saatler. Bu şunları içerebilir:
- Müşterilere takip e-postaları göndermek için harcanan süre.
- İstemcilerden beklenmeyen bir çağrı alma.
- Müşterileri faturalandırmak için fatura oluşturmak için harcanan zaman.
- Dosyalama / evrak.
Unutmayın, müşterileriniz için faturalandırma yapabileceğiniz ve faturalayamayacağınız konusunda kesin ve hızlı bir kural yoktur. Bununla birlikte, hangi görevler için faturalandırılacağınıza karar vermek ve ardından bunu müşterilerinize hem sözlü hem de yazılı olarak iletmek önemlidir, böylece daha sonra yanlış anlama yoktur.
Bir müşteriyi faturalandırmak isteyip istemediğinize karar veremediğiniz bir görevle karşılaştığınızda, kendinize bu soruları sormak sizi doğru yöne yönlendirmenize yardımcı olabilir:
- Görev için sizden ücret alacağınızı yazılı olarak mı yazdınız?
- Müşteriniz sizden bu görevi yapmasını istedi mi veya yapmaya karar verdiniz mi?
- Bir hata yaptığın için bu işi yapıyor musun?
- Görev, projeyi tamamlamanıza yardımcı oluyor mu?
- Kim daha fazla yararlanır: siz veya müşteriniz?
Bütçeyi Geçtiniz, Şimdi Ne?
Genel olarak, bu durum yalnızca saatlik ücret faturalandırma . Sabit oranlı faturalandırma için tartıştığımız gibi, orijinal tahminin üzerindeki herhangi bir saat “yemek” zorunda kalacak. Bu durumun olamayacağı tek zamanın, projenin bütçesini aşmasının nedeninin işin yapılması için gereken bilgiyi size sunmak için müşterinin sonundaki bir hata ya da gecikmeden kaynaklanıyor olması olduğunu söyleyebilirim. İpucu: Bu feragatnamenin ilk müşteri teklifinizde yazılı olarak bulunduğundan emin olun.
Müşterinize sağladığınız tahmini saatleri aştıysanız, müşteriye en kısa sürede bilgi vermelisiniz. Müşteri ile toplantı talep etmek için bir e-posta gönderirdim. Sorunun bir e-postaya ne olduğunu dahil etmem. Nedenini ilave saatler için aktarma fırsatını istiyorsunuz ve bazen bir e-posta ile “çeviride kaybolabilirsiniz”. İlave saatler ile yapılan çalışmaları detaylı bir şekilde tasvir etmeye hazır olduğunuzdan emin olun.
Böyle bir durumdan kaçınmak için, FreshBooks gibi bir zaman izleme ve faturalandırma sistemi kullanmanızı öneririz. FreshBooks ile, her müşteri için faturalı ve faturasız saatlerinizin üzerinde kalmak istediğiniz sıklıkta bir zaman girişi ayrıntıları raporu çalıştırabilirsiniz. Bu raporun nasıl çalışacağını aşağıdaki Freshbook'lar bölümündeki Zaman İzleme Raporlarında göstereceğiz.
İzleme Süresi için Ortak Yöntemler
Birçok küçük işletme, FreshBooks gibi bir zaman izleme yazılımı veya Microsoft Excel gibi bir elektronik tablo programı kullanarak zamanlarını izler.
Excel'de İzleme Süresi
Bir zaman takip yazılımına yatırım yapmak istemiyorsanız ve bir soloprenörseniz, Microsoft Excel bütçe dostu bir çözümdür.
Microsoft Excel zaman izleme şablonunu kullanmak için, Excel'i açmanız ve “Yeni Belge” ye tıklamanız yeterlidir. Bu, birkaç yüz şablon arasından seçim yapabileceğiniz bir çevrimiçi veritabanı getirecektir.
İşte zamanın izini sürmek için Excel kullanmanın avantajları ve dezavantajları:
Artıları
- Microsoft kütüphanesinde 200'den fazla şablona erişin, böylece sıfırdan bir şablon oluşturmak zorunda kalmazsınız.
- Şablonu şirket logonuzu ve izlemek istediğiniz bilgiyi yakalamak için gereken sayıda satır ve sütunu içerecek şekilde özelleştirebilirsiniz.
Eksileri
- Vaktini takip etmesi gereken çalışanlarınız ve yüklenicileriniz varsa, bir araya getirmeniz ve birleştirmeniz gereken oldukça az sayıda e-tablo olabilir.
- Bir elektronik tablo oluşturmak, kurulumu biraz zaman gerektiren manuel bir işlemdir.
- Excel'de formülleri nasıl oluşturacağınızı iyi bilmeniz gerekir.
Time Tracking Software kullanarak İzleme Süresi
İşiniz büyümeye başladığında ve bir ekibiniz çok sayıda ekibin haline geldiğinde, bu Excel tablolarını kazmanın ve FreshBooks gibi bir zaman takip yazılımına geçmenin zamanı geldi. Birincisi, kurulum süresi çok daha hızlı ve çift iş yok. Herkes sisteme kendi zamanını kaydedebilir ve sadece birkaç dakika içinde bir rapor çalıştırarak herkesin zamanını gözden geçirebilirsin!
İşte zaman takip etmek için FreshBooks'ı kullanmanın avantajları ve dezavantajları:
Artıları
- FreshBooks ile ekibiniz her zaman, her yerde erişime sahip olacak. Dünyanın her yerinde çalışanlarınız ya da müteahhitleriniz olsun, internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayarı veya mobil cihazı kullanarak zamanlarını kaydetmek için her kişiye kendi giriş bilgilerini sağlayabilirsiniz.
- Raporları çalıştırarak ve bunları sık sık gözden geçirerek, FreshBook'larla daha erken hataları yakalayabileceksiniz.
- Endişelenecek karmaşık bir formül yok. FreshBooks gibi zaman takip yazılımı sizin için tüm hesaplamaları yapacak! Tek yapmanız gereken zamanlayıcıyı başlatmak / durdurmak veya zamanınızı manuel olarak kaydetmek.
- Saati otomatik olarak bir faturaya aktarabilir ve müşterinizi hemen faturalandırabilirsiniz.
Eksileri
- Çoğu zaman takip yazılımına benzer şekilde, FreshBooks'u kullanmak için aylık bir ücret ödemeniz gerekir. Bununla birlikte, Excel'in aksine, FreshBook'larda sadece iz süresinden çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Tüm gelir ve giderlerinizi FreshBooks'ta yönetebilirsiniz.
- Çoğu yeni yazılım gibi, FreshBooks'un nasıl kullanılacağını öğrenmeniz gerekecektir. İyi haber şu ki öğrenme eğrisi dik değil. Bu makalenin araştırmasının bir parçası olarak, bir FreshBooks hesabı açtım ve birkaç destek makalesinin de yardımıyla zamanı nasıl takip edeceğimi bulabildim!
Şimdi, Excel üzerinden bir zaman izleme yazılımı kullanmak için davamızı sunduğumuza göre, kullanımının ne kadar kolay olduğunu size göstermek istiyoruz! FreshBooks önerilen zaman takip yazılımımızdır. Bir FreshBooks hesabınız yoksa, başlamak için 30 günlük ücretsiz bir deneme için kaydolun.
FreshBooks ile vaktiniz nasıl takip edilir ve faturalandırılır
Bir kez kaydolup FreshBooks hesabınıza giriş yaptıktan sonra, FreshBooks kullanarak zamanınızı izlemek ve faturalandırmak için aşağıdaki adımları izleyin.
Zamanınızı FreshBooks'a kaydetmenin iki yolu vardır. Bir müşteri / proje üzerinde çalışırken zaman kaydetmek için zamanlayıcıyı kullanabilirsiniz; veya Manuel olarak zamanınızı girmeyi seçebilirsiniz. Önce zamanlayıcıyı nasıl kullanacağınızı ele alacağız, sonra size zamanınızı manuel olarak nasıl kaydedeceğinizi göstereceğiz.
FreshBooks'ta Zamanlayıcı nasıl kullanılır?
Zamanlayıcıyı FreshBooks'ta kullanarak zaman kaydetmek için aşağıdaki adımları izleyin.
Adım 1 - Zaman Takibine Git
Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi sol menü çubuğunda bulunan Zaman İzlemesine tıklayın.
Adım 2 - Zamanlayıcıyı Başlat
Sağ üst köşede, “Zamanlayıcıyı Başlat" buton. Bir proje / müşteri için zamanınızı izlemeye başlamak için hazır olduğunuzda bu düğmeye tıklayın.
Ekranınızda aşağıdakine benzer bir zamanlayıcı görmelisiniz.
- Duraklat / Başlangıç Saati: Zamanlayıcıyı istediğiniz kadar başlatabilir / durdurabilirsiniz. Saati kaydetmemeye karar verirseniz, sadece “at” düğmesine tıklayın.
- Bir müşteri seç: Zamanlayıcıyı başlatmadan önce, zamanlayıcı çalışırken veya zamanlayıcıyı durdurduktan sonra bir müşteri seçin; Sana kalmış!
Bu noktadan itibaren, kalan tüm adımlar, zamanınızı manuel olarak kaydettiğiniz ile aynıdır. 4. adıma geçin: her bir zaman girişi için ayrıntıları girin.
FreshBooks'ta zamanınızı manuel olarak kaydetme
Çalışmaya başlamadan önce zamanlayıcıyı ayarlamayı unutursanız ya da zamanınızı ofiste değil de yolda geçiriyorsanız, zamanınızı manuel olarak FreshBooks'a girebilirsiniz.
FreshBooks'ta zamanınızı manuel olarak girmek için aşağıdaki adımları izleyin.
Adım 1 - Zaman Takibine Git
Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi sol menü çubuğunda bulunan Zaman İzlemesine tıklayın.
Adım 2 - Zaman Çizelgesi'ni seçin
Günlük veya haftalık görünümü kullanarak zaman girebilirsiniz. Seçiminizi aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “gün” veya “hafta” seçeneğini tıklatarak yapın.
Adım 3 - Zamanınızı kaydedin.
Çalışılan her gün için çalışılan toplam saat sayısını tıklatarak zamanınızı kaydetmeye başlayın. Not: Örneğimizde, haftanın ilk günü Pazar olarak başlayan hafta görünümünü seçtik. 2. adımdaki gün görünümünü seçtiyseniz, bir kerede yalnızca bir gün görürsünüz.
Adım 4 - Her Yeni Zaman Kaydı için Ayrıntıları Girin.
Zamanınızı kaydettiğinizde, aşağıdaki bilgiler görüntülenerek ek ayrıntılar sağlayabilirsiniz. Aşağıda, hangi bilgileri içermeniz gerektiği hakkında kısa bir açıklama bulunmaktadır.
-
- Saatler: Yukarıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi artı (+) veya eksi (-) işaretini tıklatarak çalıştığınız süreyi artırabilir veya azaltabilirsiniz. Not: Zaman 15 dakikalık aralıklarla artar / azalır.
- Bir müşteri ekle: Daha önce istemcileri kurduysanız, adını yazmaya başladığınızda bir seçenek olarak görünürler; istemciler ayarlamadıysanız, bu alana adı girerek bunu yapabilirsiniz.
- Bir proje ekle: Giriş yaptığınız zaman bir projeyle ilişkiliyse, bu alana tıklayarak projeyi seçebilirsiniz; Müşterilere benzer şekilde, henüz bir proje oluşturmadıysanız, bunu bu alana yazarak yapabilirsiniz. Not: Bu isteğe bağlı bir alandır, bu nedenle projeleri kullanmazsanız boş bırakın.
- Hizmet ekle: Günlüğe kaydedilen süre boyunca gerçekleştirilen servis türünü girin. Daha önce servislere girdiyseniz, bu alana yazmaya başladığınızda görünürler; Daha önce bir servis ayarlamadıysanız, bu alanda bunu yapabilirsiniz.
- Ne üzerinde çalıştın: Bu süre zarfında çalıştığınız şeyin bir tanımını girmek için bu alanı kullanın. Örneğin, “ 2017 Ekim ayı için defter tutma hizmetleri ”.
- Faturalandırılabilir: Bu zamanı bir müşteriye faturalandırmayı planlıyorsanız, bu kutuyu işaretli bırakın. Ancak, faturalandırılamayan bir zaman olduğu için bu sefer müşterinize geri faturalandırmayı planlamıyorsanız, bu onay işaretini kaldırdığınızdan emin olun.
- atın: Bu kez giriş yapmamaya karar verdiyseniz, bilgiyi silmek için bu düğmeye tıklamanız yeterlidir ve kaydedilmez.
- Günlük Zamanı: Tüm alanları doldurduktan sonra, çalışmanızı kaydetmek için “Log Time” düğmesine tıklayın.
Adım 5 - Kaydedilen Zamanı Gözden Geçirin
Çalışılan tüm saatleri girdikten sonra, aşağıda belirtildiği gibi ekranın sağ üst bölümünde kayıtlı toplam saat sayısını görmelisiniz.
Adım 6 - Tüm Zaman Girişlerini İnceleyin
“Gözden geçirme” seçeneğine tıklayarak girilen tüm zamanları inceleyebilirsiniz. Burada bulacağınız bilgilerin kısa bir açıklaması ile birlikte bir anlık görüntü aşağıdadır.
- Ekip üyesine göre filtreleme süresi: Sizin için çalışan bir ekibiniz varsa, adları bu sütunda listelenir. Bir kişinin adını sadece zamanlarını görmek için tıklayabilir veya yukarıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “Tüm Ekip Üyeleri” ni tıklayarak tüm ekibin saatlerine bakabilirsiniz. Not: Paul bir solopreneur yani bizim örneğimizde listelenen tek kişi o. Bir sonraki adımda, ekip üyelerini nasıl davet edeceğinizi göstereceğiz.
- Zaman aralığı: Zamanını incelemek istediğiniz ayı seçin.
- Müşteri detayları: # 1 ve # 2 maddeleri için yaptığınız seçimlere göre, müşteri adı ve kaydedilen toplam saat burada görünecektir. Günlüğe kaydedilen ayrıntılı saatleri incelemek için sadece müşterinin adına tıklayın.
Adım 7 - Takımınızı Davet Edin
Önceki adımda tartıştığımız İnceleme zamanı ekranında olduğunuzdan emin olun. Tıkla "Takımını Davet Et”Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi.
Aşağıdaki ekran görüntülenecektir. Bir çalışan mı yoksa bir müteahhit mi kurduğunuza bağlı olarak, aşağıda belirtildiği gibi uygun bağlantıya tıklayın.
Aşağıdaki ekran görüntülenecektir. Gereken bilgileri aşağıdaki gibi sağlayın.
- Kime: Ayarladığınız çalışanın / yüklenicinin e-posta adresini girin.
- Kişisel mesaj: FreshBooks bu alanın hemen üstünde bir mesaj yarattı; ancak, bu alana kendi kişisel mesajınızı da ekleyebilirsiniz.
- Davetiye gönder: Tıkla "Davetiye gönderTüm bilgileri girdikten sonra ”düğmesine basın.
Adım 8 - Vaktinize Fatura Müşterileri için Fatura Yaratın
“Seçeneğini tıklayarak bir fatura oluşturabilirsiniz.Fatura OluşturZamanlayıcı Başlat düğmesinin solundaki "sekmesi, müşterinin solundaki faturalandırmak istediğiniz radyo düğmesini seçin ve"Devam etAşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi ”düğmesine basın.
Adım 9 - Müşterinizi Faturalandırmak için Tarih Aralığı Seçin
Açılır menüden müşteriye faturalandırmak istediğiniz tarihleri seçin.
10. Adım - Standart bir fiyat girin
Varsa, bu müşteri veya gerçekleştirilen hizmetler için standart bir fiyat girebilirsiniz. Aksi takdirde, bu adımı atlayabilir ve doğrudan faturaya bir oran girebilirsiniz.
Adım 11 - Faturada görünmesini istediğiniz Fatura Açıklaması'nı seçin.
Tercihinize bağlı olarak, müşterinizin faturasında görünmesini istediğiniz ayrıntı seviyesini seçebilirsiniz. 3 seçenek şunlardır: Ayrıntılı, Gruplandırılmış veya Basit. Aşağıda bir anlık görüntü ve her bir açıklama türünün kısa bir açıklaması verilmiştir.
Detaylı Açıklama
Ayrıntılı Açıklama, faturada bireysel satırlar olarak yapılan her bir girişi listeler. Not: Bu seçenek, her gün için çalışılan toplam saati göstermenin önemli olduğu müşteriler için en iyisidir.
Gruplandırılmış Açıklama
Gruplandırılmış Açıklama, aynı hizmeti faturada bir satırda birleştirir. Not: Bu seçenek, her gün görmesi gerekmeyen müşteriler için en iyisidir. Hizmetin hemen altında belirtilen tarih aralığına sahip olduğunuza dikkat edin.
Basit bir açıklama
Basit Açıklama, mümkün olan en az ayrıntı miktarını gösterir. Faturanın gövdesinde bir satırda işlenen tarih aralığını ve toplam saatleri gösterir.
Bana göre, bir faturada ne kadar fazla ayrıntı sağlayabilirsiniz, müşterinizin ne kadarını faturalandırdığınıza ilişkin ne kadar az sorusu olursa, faturanız o kadar yüksek kalmaz ve daha hızlı ödeme alırsınız!
Diğer bir önemli not, seçtiğiniz açıklama türüne bakmaksızın (ayrıntılı, gruplandırılmış veya basit) faturalarınızdan hangi bilgileri dahil edeceğinizi (veya atlayacağınızı) seçebileceğinizdir. Müşterinizin faturasına eklemek / kaldırmak için seçebileceğiniz alanlar şunlardır:
Adım 12 - Faturanızı tamamlayın
Bir sonraki ekranda, faturalandırdığınız her hizmet için bir oran ve saat (adet) girme şansınız olacak. FreshBooks hesabınızı ayarladığınızda girilen iletişim bilgileriniz (telefon no. Posta adresi) faturada görünecektir. FreshBooks, fatura toplamına ulaşmak için her satır öğesini otomatik olarak hesaplar.
Müşterileri faturalandırmak için en iyi uygulamaları öğrenmek ve FreshBooks kullanarak nasıl faturalandırılacağına dair adım adım talimatlar için faturalandırma kılavuzumuza göz atın.
Bir müşteriyi saatlerce çalıştıktan sonra faturalandırdıktan sonra, zaman takip panonuz faturalandırdığınız saatlerin durumunu "faturalandırılmış" olarak gösterir. Faturalandırılmayan tüm saatler, aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi “faturalandırılmamış” durumda kalacaktır.
FreshBooks'ta Zaman Takip Raporları
İster bir takım (ister solopreneur), isterse sizin için çalışan çalışanlar ve müteahhitler olsun; birkaç en iyi uygulama yapmalısınız:
- Tüm ekip üyelerinin zamanlarını bir günlüğe kaydetmesini sağlayın. günlük temeli.
- Hakkında Zaman İzleme raporlarını inceleyin günlük temeli.
Bununla birlikte, FreshBooks'un 30 saniyeden kısa sürede çalıştırabileceğiniz bir zaman izleme raporu vardır.
Zaman giriş detayları raporunu FreshBooks'ta çalıştırmak için aşağıdaki adımları izleyin.
Adım 1 - Raporlara Git
FreshBooks'taki Gösterge Tablosunda, Gelişmiş Raporlar bölümüne gidin ve aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi Zaman Giriş Ayrıntıları'nı tıklayın.
2. Adım - Rapor Filtrelerini Seçme
Raporu özelleştirmek için seçebileceğiniz birkaç filtre var. Aşağıda, her birinin kısa bir açıklamasıyla birlikte sunulan seçenekler yer almaktadır.
- Tarih aralığı: Açılır menüden, zaman girişlerini incelemek istediğiniz tarihi seçin.
- Grupla: Raporu ekip üyesi, müşteri, proje, servis veya haftaya göre gruplandırabilirsiniz; seçiminizi yapmak için açılan menüyü tıklamanız yeterlidir.
- Sınırla: Raporu, yalnızca bir istemcinin zaman girişlerini gösterecek şekilde filtreleyebilir veya tüm istemcilerin zaman girişlerini gösteren varsayılanı kullanabilirsiniz.
- Takım üyesi: Ekibinizdeki bir çalışanın veya yüklenicinin zaman girişlerini göstermek için rapora filtre uygulayın.
- Durum: Tüm zaman girişleri faturalanmış, faturalandırılmamış veya faturalandırılamaz olarak kategorize edilir. Belirli bir durum için yalnızca zaman girişlerini göstermek üzere bu raporu filtreleyebilirsiniz.
Adım 3 - Raporları Gözden Geçirme
Aşağıda, hayali şirketimiz Paul’s Plumbing’i kullanarak FreshBook’larda yayınladığımız birkaç örnek rapor verdik.
Müşteriye Göre Gruplanan Zaman Giriş Bilgileri Raporu
Bu rapor müşteri tarafından gruplandırılmıştır. Her müşteri için toplam saati, faturalandırılan saatleri ve faturalanan saatleri kolayca görmenize yardımcı olacaktır. Ek olarak, bu rapor aynı zamanda proje için bir sütun (varsa), yapılan hizmet türü ve işi yapan ekip üyesinin adı da içerir.
Hizmete Göre Gruplandırılan Zaman Giriş Ayrıntıları Raporu
Bu rapor gerçekleştirilen servis türüne göre gruplandırılmıştır. Her hizmet için toplam saati (faturalandırılmış ve faturalandırılmamış) kolayca görmenize yardımcı olacaktır. Ek olarak, bu rapor ayrıca müşteri / proje için bir sütun (varsa), işi yapan ekip üyesinin adı ve notları içerir.
Not: Bu raporu mükemmel hale getirerek veya yazdırarak müşterilerle veya ekip üyeleriyle paylaşın.
Alt çizgi
Bu kılavuzda, zamanınızı yönetmek ve faturalandırmak için en iyi uygulamaları ele aldık, saat başı fatura mı yoksa sabit miktar mı kullanmanız gerektiği gibi sıkça sorulan sorulardan bazılarını tartıştık ve size ne kadar kolay bir göz atmayı sağladık. FreshBooks gibi bir zaman takip yazılımına yatırım yaparsanız hayat olabilir. Serbest çalışanlar için zaman takibi yaparken bu en iyi yaklaşımdır.
Excel elektronik tablolarınızı bırakmakta zorluk çekiyorsanız, 30 günlük ücretsiz FreshBook deneme sürümüne kaydolun ve sizi ve ekibinizi ne kadar zaman kazanabileceğinizi görün.
